Het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie in 5 handige tips.

De definitie van archief is in de praktijk eenvoudiger dan in het woordenboek: het volgende dossier is klaar en hup… in de kast bij andere lotgenoten. Elk jaar wordt de stapel ouder, geler en stoffiger, tot het overzicht volledig is verdwenen en de kast niet meer dicht kan.

In een digitaal tijdperk is dit moeilijk te vatten, maar bij sommige beroepen en ook op vraag van de overheid, zijn papieren dossiers vaak nog noodzakelijk.

Is een digitaal archief nog niet aan de orde, dan kunnen deze 5 tips handig zijn bij het gestructureerd en efficiënt houden van een archief:

• Denk eerst na over de manier waarop een dossier gezocht wordt. Is dat alfabetisch op naam van de klant, volgens een dossiernummer of aan de hand van een datum?

• Benoem de rekken of kasten en de verschillende schappen waarin je archief terechtkomt met een label. Bijvoorbeeld “kast A” en schap 1.

• Maak vervolgens een eenvoudig Excel-bestand met sorteerbare kolommen, waarbij elke kolom een eigenschap van het dossier weergeeft. Bijvoorbeeld een dossiernummer, klantnaam, datum, of een andere zoekterm. Voorzie ook een kolom met de omschrijving van de fysieke plaats waar het dossier kan teruggevonden worden.

• Indien het archief zich in ringmappen bevindt, gebruik dan snelhechtstrips of archiveerstroken om de dossiers te bundelen. Dat is plaatsbesparend en de ringmappen kunnen hergebruikt worden voor nieuwe dossiers. Horen verschillende bundels bij elkaar, Bewaar ze dan samen in een archiefdoos.

• Zet op elke gemaakte bundel de naam van het dossier alsook het label van de locatie in de kast of het rek. Dan is meteen duidelijk waar een dossier moet teruggeplaatst worden na gebruik.

Archiveren is eenvoudig mits een goede aanpak en de discipline om de methode te herhalen van zodra een afgewerkt dossier op de stoffige stapel dreigt te belanden.