Georganiseerd zelfstandig starten

Een vliegende start.

Je bent klaar om van start te gaan met je eigen zaak. Je idee is uitgewerkt, je hebt een goede boekhouder gevonden en je bent aangesloten bij een sociaal secretariaat. Je hebt vrienden en familie gesproken over je idee en je hebt wat advies gekregen van andere ondernemers. Unizo loodst je vervolgens met een zeer leuk traject door jouw businessplan en analyseert of je project haalbaar is.

Dat is al veel, maar daarmee is de kous nog niet af!

Jouw boekhouder, sociaal secretariaat en Unizo hebben inderdaad al heel wat tools voorhanden om ook jou die vliegende start te bezorgen, maar wat met de organisatie en de structuur van jouw administratie?

Organisatie en structuur van je eigen administratie

Met mijn uitgebreide ervaring kon ik vrij snel een duidelijke strategie bedenken voor mijn eigen administratie. Zo wist ik meteen hoe ik belangrijke documenten, facturen en offertes kon benoemen en ordenen, en hoe ik mijn binnenkomende opdrachten zou bijhouden. Niet onbelangrijk, want je streeft uiteraard naar meer klanten en opdrachten, die onoverkomelijk leiden tot meer administratie.

Om georganiseerd van start te gaan kan je volgende structuren voorzien:

Maak een prospectie- en klantenlijst om contactgegevens en facturatiedetails te verzamelen. Een facturatieprogramma is zeker een handige tool hiervoor, maar als starter heb je misschien niet meteen de middelen om hierin te investeren. Wil je toch een facturatiesysteem? Neem dan eerst een proefversie om te evalueren welk systeem het best bij jou past.

Voor freelancers is Facturalia een handig programma. Werk je echter in team en doe je aan tijdsregistratie, dan is Teamleader de meest gebruiksvriendelijke tool.

Een overzichtelijk en gedetailleerd opdrachtenbestand.
Lijst de binnenkomende opdrachten op, voorzie ze van een nummer, datum en omschrijving zodat je ernaar kunt verwijzen in offertes en facturen. Je zal zien dat dit handig werkt als geheugensteun wanneer het aantal opdrachten toeneemt.

Zorg voor een mappenstructuur die alle belangrijke documenten m.b.t. jouw bedrijf ordent. Denk daarbij aan bijvoorbeeld aankoopfacturen, verzekeringsdocumenten, belastingen, oprichtingsformaliteiten,  attesten, etc.

Stel een algemene prijslijst samen die je eenvoudig kunt aanpassen voor klanten of prospecten en een gedetailleerde artikellijst indien je goederen gaat verkopen. Bij de verkoop van goederen komt heel wat kijken. Zorg dat je USP’s uitschrijft, dat je elk product koppelt aan een artikelnummer en barcode en ga vooral ook na aan welke wettelijke bepalingen jouw goederen moeten voldoen voor verkoop.

Kies voor het beheer van mails om te werken met een Microsoft 365 licentie. Dat is een kleine jaarlijkse kost met tal van handige tools om mails op te volgen en te ordenen. Bovendien krijg je toegang tot Onedrive en de meest gebruikte Microsoft apps zoals Word, Powerpoint en Excel.

Koop de mailboxlicentie bij een officiële verdeler. Bij problemen kan je op zijn hulp rekenen!

Heb je een specifieke naam voor jouw zaak bedacht, vergeet dan niet om meteen de domeinnaam te registreren voor jouw toekomstige website. Een goede website kost geld. Kies voor een sterke visuele website gemaakt door ervaren specialisten, want een website moet kunnen meegroeien met je bedrijf. Denk bij de eerste opzet goed na over de toekomst. Komt er een webshop of wil je een platform waarop klanten kunnen inloggen? Een specialist luistert immers naar jouw noden en kan je begeleiden in het maken van de juiste keuze voor jouw website nu en later.

Besteed jouw website uit aan een professional. Dat is wat duurder, maar op lange termijn zal je meer mogelijkheden hebben om verder uit te bouwen.

Open een rekeningnummer voor jouw zaak en vraag jouw bankier welke voordelen je bij hem kan genieten als startende ondernemer. Hou privérekeningen en professionele rekeningen gescheiden. Dit vereenvoudigt de eventuele overstap naar een vennootschap.

Discipline

Georganiseerd en gedisciplineerd omgaan met je tijd en het uitvoeren van administratieve taken zal dus een belangrijke rol spelen in het efficiënt leiden van jouw nieuwe zaak. Probeer systematisch documenten te bewaren en aangelegde lijsten aan te vullen. Dit bespaart tijd en geeft je steeds een up-to-date stand van zaken binnen jouw bedrijf.

Ontdek onze andere blogposts

Overvolle-inbox
Vacature
Hey! Mijn naam is Julie. En ik ben gebeten door administratie. Twee jaar geleden richtte ik taasq. op om KMO’s en zelfstandigen te ondersteunen in...
nepal-sunrise-2021-04-02-23-39-00-utc
Bewust communiceren, dat kan je leren...
Inzicht krijgen in hoe je je in bepaalde situaties gedraagt en communiceert, geeft voldoening, zelfzekerheid en is bovendien nuttig in het omgaan met en het vermijden van conflicten. Met dat inzicht, leer je het gedrag van anderen (h)erkennen en kan je bijgevolg je eigen gedrag aanpassen aan dat van je gesprekspartner.
www.praxistraining.be
Een klant getuigt.
Sinds december 2020 werkt taasq. samen met Praxis [training to the point] te Izegem. Een opleidingscentrum dat – voornamelijk in de bouwsector – veiligheidsopleidingen organiseert....
vliegende-start-1536x1024
Georganiseerd zelfstandig starten
Een vliegende start. Je bent klaar om van start te gaan met je eigen zaak. Je idee is uitgewerkt, je hebt een goede boekhouder gevonden...
Archief
[ar·chi·ve·ren]
Het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie in 5 handige tips. De definitie van archief is in de praktijk eenvoudiger dan in het woordenboek:...

Wil je terug  focussen

op wat echt telt?